Social Media

Social Software in Unternehmen: Unverzichtbarer Mehrwert!

Büroflure, unendliche Weiten. Man trifft sich auf dem Gang, tauscht wichtige Informationen aus und hat beim Betreten des eigenen Büros die Hälfte wieder vergessen. Möglicherweise muss noch ein anderer Kollege in den Arbeitsablauf eingeweiht werden und man ruft ihm die wichtigsten Details der Flurbesprechung quer über weitere fünf Arbeitsplätze hinüber.

Was dort ankommt, ist bestenfalls ein Wölkchen staubiger Informationsüberbleibsel, die zu wenig Klärung führen und schlimmstenfalls den geplanten Arbeitsprozess behindern.
Ein Lösungsansatz für diese Kommunikationsschwäche sind cloudbasierte Unternehmenslösungen, also Social Media für Firmen.

Ein wenig kann man sich das Ganze wie ein “Facebook für Firmen” vorstellen. Die Nutzer erhalten eigene Profile, die sie mit einem Profilbild und Informationen füttern. Diese sind mit den anderen Profilen des Unternehmens vernetzt. Dabei stellt die Social Software ähnliche Funktionen zur Verfügung, wie man es auch von anderen Social-Media-Kanälen gewohnt ist. Übliche Arbeitstools für Aufgaben- und Dokumentmanagement werden mit den Services der sozialen Netzwerke verknüpft.

Die reine Nutzung als digitales vernetztes Telefonbuch oder Mitarbeiterverzeichnis stellt nur eine Grundfunktion der Möglichkeiten bei internen Social-Media-Lösungen für Unternehmen dar.

Der Nutzer kann Umfragen organisieren, private Nachrichten an Mitarbeiter schreiben, Ankündigungen machen oder Events planen. So ermöglicht es Social Software dem Mitarbeiter, Aufgaben sich selbst zu stellen oder diese vom Vorgesetzten gestellt zu bekommen. Die Abteilungsleiter können eigene Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegieren. Dabei sind die Aufgaben mit dem Kalender integriert, sodass man immer nachverfolgen kann, wann eine konkrete Aufgabe zu erledigen ist. (bitrix24.de) Zu den wesentlichen Vorteilen dieser Art der Kommunikation gehören der liquide Informationsaustausch über laufende Projekte und die Möglichkeit, sich über Hintergründe zu einzelnen Mitarbeitern zu informieren, ohne komplizierte Wege gehen zu müssen. Dazu werden Apps genutzt, die sowohl für Smartphones als auch für Tablets zur Verfügung stehen.

Auch für Einzelunternehmer und Freiberufler ist der Einsatz von cloudbasierter Social Software sinnvoll. Häufig ist dort bereits Büro- und IT-Software inkludiert, was die Erhaltungs- und Wartungskosten auf ein Minimum reduziert. Auch die Kommunikation und der Datenaustausch von unterwegs werden erleichtert und dadurch Ressourcen eingespart. Häufig lassen sich auch Buchhaltungssysteme hinzubestellen oder ergänzen, was einen weiteren Arbeitsprozess eliminiert. Laut einer repräsentativen Umfrage von Bitkom werden soziale Medien von knapp der Hälfte der Unternehmen eingesetzt. Allerdings beschreiben diese Zahlen vor allem die Nutzung offizieller Social-Networking-Kanäle, wie Xing oder Facebook.

Produkte, wie zum Beispiel „Yammer“, das kürzlich für 1,2 Mrd. Dollar von Microsoft aufgekauft wurde und in die Office-Sparte integriert werden soll, werden bereits von diversen  Konzernen, aber auch von kleineren Projektteams für die direkte und indirekte Kommunikation genutzt. Großkonzerne, wie Shell und DHL, nutzen Yammer genauso für den schnellen  Informationsaustausch, wie auch kleinere Betriebe. Dabei kann es auf viele Weisen nutzbar gemacht werden. Für den Zugang benötigt der User lediglich eine firmenzugehörige E-Mail-Adresse.

Durch diese Vorteile in der internen Kommunikation hat sich in einigen Unternehmen bereits der Einsatz von Social Software etabliert. Es ist aber auch eine deutliche Zurückhaltung im Bezug auf die Nutzung von Social Networking im Business zu spüren. Als Grund für die Zurückhaltung wird häufig der Mehrwert des einzelnen Mitarbeiters genannt, der durch den Einsatz von Social Networking keinen zusätzlichen Aufwand, sondern eine Arbeitserleichterung wünscht. Häufig fehlte den Mitarbeitern bei der Einführung solcher Systeme anscheinend eine klare Strategie und Zielsetzung. Auch möchten viele Nutzer den privaten Gebrauch von Social Networking nicht mit der beruflichen Nutzung vermischen. Somit muss dem Einzelnen seitens des Unternehmens deutlich gemacht werden, welchen Nutzen die Beteiligung an der Social Software hat, damit die Motivation stimmt. Tendenziell berichten die meisten Benutzer nämlich trotz anfänglicher Vorsicht von einer starken Verbesserung des internen Kommunikationsflows.

Für Geschäftsführer liegt der Vorteil in der Nutzung von internen Networkingsystemen auf der Hand. Man hat mit wenig Aufwand die Möglichkeit, einen direkten Einblick in die Tätigkeiten und laufenden Projekte seiner Mitarbeiter zu erhalten, kann dementsprechend effizienter planen, organisieren und kommunizieren.

Auch bei der 2. DGI-Konferenz am 22. und 23. März in Düsseldorf bei der Trends aktueller Entwicklung im Bereich Social Media und Web Science besprochen werden, war man sich darüber einig, dass die Einbindung von Social Media in Unternehmen etwas ist, um das man in den nächsten Jahren nicht herum kommen wird. Allerdings könnte dies noch eine Weile dauern.

Viele Anbieter von Social Networking für Unternehmen, zu denen neben “Bitrix24” oder “Yammer” auch “Producteev” gehören, stellen sämtliche ihrer Funktionen für eine begrenzte Mitarbeiteranzahl oder einem begrenzten Datenspeicher kostenlos zur Verfügung. Darüber hinaus belaufen sich die Kosten pro Mitarbeiter oder Datenkontingent  allerdings auch nur auf wenige Euro im Monat. Social Networking für Unternehmen stellt damit eine Kommunikationsentwicklung dar, die mit wenig Kostenaufwand umgesetzt werden kann.

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