Agiles Projektmanagement: Warum Neuland wagen?

Agile Arbeitsmethoden zählen mittlerweile zu populären Arbeitsweisen und finden auch in der Agenturwelt immer mehr Verbreitung. Warum? Sie sollen dafür sorgen, dass komplexe Projekte schneller und erfolgreicher abgewickelt werden als es im traditionellen Projektmanagement möglich ist. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wieso wir als Digitalagentur agile Arbeitsmethoden anwenden und wie man als Kunde hiervon profitiert.

Das Problem

„Haltet euch an den Plan!“ – das klingt plausibel und vernünftig. Aber macht es tatsächlich immer Sinn bis zum bitteren Ende den Masterplan zu verfolgen? Oftmals wird in einem späten Stadium der Projektarbeit festgestellt, dass sich die Anforderungen im Zuge des Projektes verändern. So wird beispielsweise nicht vollständig auf die Anliegen des Kunden eingegangen oder Budget und Zeit reichen nicht aus. Dies kann schnell zu Unzufriedenheit, Stress und unzureichender Wirtschaftlichkeit führen. Daher sucht man nach neuen Arbeitsmethoden, die gewisse Flexibilität im Projektablauf ermöglichen. Hier kommt das agile Projektmanagement ins Spiel.

Was bedeutet agiles Projektmanagement?

Hinter dem Begriff „agil“ steckt die Idee, dass man beweglich und flexibel bleibt, um schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können. Man will sicherstellen, dass das Endergebnis immer relevant bleibt. Durch regelmäßige interne und externe Abstimmungen von Auslieferungen kann dies erreicht werden. Das gesamte Projekt wird in kleine Teile gesplittet und es werden Arbeitspakete definiert. Diese werden nacheinander in sogenannten Sprints – das sind in der Regel zwei- bis vierwöchige Produktionsphasen – erledigt und mit dem Kunden iterativ abgestimmt. Die Anforderungen an das Produkt werden also bei jeder Auslieferung neu bewertet und bei Bedarf angepasst. Hierbei steht Transparenz im Vordergrund. So werden Projektfortschritt und Probleme für alle einsehbar festgehalten. Man löst sich also beim agilen Projektmanagement von der sogenannten Wasserfall-Methode, die eine feste Abfolge von Phasen vorsieht.

 

 

Statt des sog. "Wasserfallmodells"...
Statt des sog. „Wasserfallmodells“…

 

...agil ans Ziel
…agil ans Ziel

 

Direkt zu Beginn eines Projektes wird gemeinsam eine Lösung für das zu erreichende Produkt abgestimmt und jeder übernimmt Aufgaben zur Erreichung des Ziels. Scope-Flexibilität und Team Input stehen hier zentral. Das Projekt wird auch in direkter und enger Zusammenarbeit mit dem Kunden abgewickelt. Statt eines festen Ablaufs von Spezifikation, Konstruktion und Umsetzung findet die Spezifikation sukzessive, also während der Umsetzung statt. Im sogenannten „Agilen Manifest“ sind zudem 12 Prinzipien festgehalten, die als Leitsätze gelten.

Warum arbeiten wir agil? Was sind die Vorteile?

Die Vorteile des agilen Arbeitens liegen auf der Hand: Kürzere Abstimmungen und größere Handlungsflexibilität. Der Kunde ist von Projektbeginn an involviert in den Prozess und kann die einzelnen Aufgaben mit jeder Iteration dirigieren. Detailspezifikationen kommen nur dann zum Zuge, wenn sie auch wirklich nötig sind und die reine Entwurfsphase wird verkürzt. So kann wesentlich Zeit gespart werden. Täglicher Austausch und persönliche Absprachen ermöglichen es, Missverständnisse schnell zu beseitigen. Auch das kontinuierliche Feedback des Kunden ist essenziell. Denn so kann verhindert werden, dass am Ende des Projektes Probleme aufkommen und kostspielige Behebungen der Fehlschüsse nötig sind.

Das Fördern einer agilen Kultur wirkt sich auch positiv auf das Team aus. Die Teammitglieder sind maßgebend mitverantwortlich. Das motiviert und gibt dem Team ein Wir-Gefühl. Gemeinsames Entscheiden und regelmäßiges Reflektieren sorgen für gute Stimmung und stärken das Team Commitment.

 

Wie kann der Kunde hiervon profitieren?

Die Zufriedenheit des Kunden ist der wichtigste Maßstab für den Erfolg eines Projektes. Daher steht die Zusammenarbeit mit dem Kunden besonders im Fokus. Dem klassischen Problem der Distanz zum Auftraggeber kann somit entgegengewirkt werden. Mittels kurzer Kommunikationswege können Kundenwünsche schnell umgesetzt und auch in späten Projektphasen noch flexibel auf Veränderungen eingegangen werden. So ist er mehr am Prozess beteiligt, was auch ein größeres Zeitinvestment bedeutet. Da der Kunde aber kein großes Ganzes bekommt sondern abgeschlossene Produktteile, kann er früher reagieren. Das schafft Übersichtlichkeit und das Feedback ist effektiver zu managen.

Ein wesentlicher Vorteil ist, dass der Kunde genau das bekommt, was er braucht und nicht, was er zu Beginn spezifiziert hat. Er kann noch während des Umsetzungszeitraums und nicht erst nach Beendigung des Projektes intervenieren und Begebenheiten anpassen. Daher ist diese Arbeitsweise besonders vorteilhaft bei Projekten, in denen die Anforderungen anfangs noch nicht komplett definiert sind oder sich, abhängig von externen Einflüssen verändern. Denn oft sind Projekte zu komplex, um einen vollständigen Plan zu entwerfen. Somit ist es sinnvoll anhand von Zwischenergebnissen an effektive Lösungen zu kommen. Das Ergebnis des agilen Projektmanagements sind also effiziente Abläufe, motivierte Teammitglieder und nicht zuletzt ein begeisterter Kunde. Was will man mehr?

Allerdings sind agile Arbeitsmethoden nicht immer besser als klassische Methoden. Die Wahl der Methoden ist abhängig von der Planbarkeit des Projektes. Ist es vorhersehbar und planbar, ist die Wasserfall-Methode sehr gut erfolgreich anzuwenden. Ist dies hingegen nicht möglich, muss agil gearbeitet werden.

Fazit

Schlussendlich gilt es von Projekt zu Projekt die richtige Managementmethode zu finden – agil oder klassisch, oder eine Kombination von beidem. Bei großen und komplexen Projekten macht es Sinn einen agilen Prozess vorzuziehen, bei anderen Projekten wiederum macht es durchaus Sinn sich für das klassische Wasserfallmodell zu entscheiden. Flexibilität ist hier die Devise.

 

 

 

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